Comment moderniser l’accès à l’information de la MAAF et assurer l’adoption massive d’un nouvel intranet ?
Le déploiement d’un nouvel intranet métier au sein d’une organisation d’envergure est toujours un défi complexe, surtout lorsqu’il s’agit de transformer des habitudes de travail profondément ancrées depuis deux décennies. La MAAF, acteur incontournable du secteur de l’assurance, a confié à Nobilito l’orchestration de la communication interne autour de la refonte de son intranet d’entreprise. Notre mission en tant qu’agence de communication interne consistait à faire de cet événement technologique une réussite humaine, en embarquant chaque collaborateur dans cette nouvelle ère digitale. En alliant stratégie d’adoption digitale, création d’identité visuelle pour outil interne et déploiement d’un plan de communication interne omnicanal, nous avons démontré qu’un changement majeur peut être mené avec succès grâce à une approche méthodique et créative.
L’enjeu d’une agence de communication interne face à une information dispersée
La MAAF, mutuelle d’assurance historique, faisait face à une problématique d’efficacité interne préjudiciable à la performance collective. L’information métier, bien que prépondérante dans le quotidien des équipes, était malheureusement fragmentée et difficilement accessible.
Entre des ressources documentaires éparses, une surabondance d’informations non structurées et un outil de communication interne devenu obsolète, les collaborateurs pouvaient consacrer jusqu’à trois heures hebdomadaires à la simple recherche d’informations. Une perte de temps considérable qui pesait directement sur la qualité du service rendu aux assurés.
Les cibles concernées par ce projet de refonte intranet d’entreprise étaient multiples et variées :
- les commerciaux au sein des agences, en contact direct avec les clients
- les gestionnaires de sinistres sur les plateaux téléphoniques
- la cordée managériale, relais essentiel de la conduite du changement
- l’ensemble des collaborateurs MAAF, des fonctions supports à l’assistance technique
Il était impératif de rationaliser et de moderniser cet écosystème d’information. Le défi majeur résidait dans l’accompagnement au lancement de cet outil numérique, un véritable virage de conduite du changement. L’outil précédent étant en service depuis vingt ans, les usages étaient solidement établis et la résistance au changement représentait un risque réel pour la réussite du projet.
Les objectifs stratégiques pour réussir le lancement d’un nouvel intranet
Pour ce projet d’envergure, la MAAF avait des attentes claires et précises. Les objectifs fixés conjointement avec notre agence visaient à :
- faciliter l’accès à l’information métier pour tous les collaborateurs, quel que soit leur poste
- réduire significativement le temps de recherche d’informations internes
- assurer une adoption massive du nouvel intranet par l’ensemble des équipes dès les premières semaines
- ancrer de nouvelles pratiques de travail plus efficaces et collaboratives
- fédérer les collaborateurs autour d’un outil commun et moderne
- valoriser les fonctionnalités du nouvel intranet baptisé « Com’met » auprès des managers et de leurs équipes
- favoriser l’adoption d’un outil collaboratif en transformant une contrainte technique en opportunité humaine
Au-delà de ces objectifs opérationnels, l’enjeu sous-jacent était de positionner Com’met non pas comme un simple changement d’outil, mais comme une amélioration tangible du quotidien de chaque collaborateur. Le bénéfice clé devait être au cœur de chaque message : un accès simplifié à la bonne information, au bon moment.
Création d’identité visuelle pour outil interne : donner une âme à « Com’met »
Notre conviction était ferme : pour faire accepter et aimer un nouvel outil, il faut lui donner une âme. Un intranet est un sujet a priori peu attractif et peu fédérateur. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 57 % des collaborateurs ne voient pas l’intérêt de leur intranet et 72 % jugent sa qualité moyenne à faible. Face à ce constat, il fallait créer un univers de communication capable de renverser cette perception.
L’agence Nobilito a pris en charge la conception intégrale de l’identité visuelle du nouvel intranet. En s’appuyant sur la thématique spatiale évocatrice de la comète, nous avons créé :
- un logo distinctif et mémorable qui installe immédiatement l’univers de la mission Com’met
- une charte graphique complète, pensée pour être innovante, moderne et accessible
- un système visuel déclinable sur l’ensemble des supports physiques et digitaux du plan de communication
Cette approche de stratégie de marque appliquée à la communication interne a permis de donner vie au projet et de le rendre désirable. L’univers graphique ne se contentait pas d’habiller un outil technique. Il incarnait une promesse et instaurait un sentiment d’appartenance autour de cette mission collective.
Déploiement du plan de communication interne en quatre phases
Pour garantir une stratégie d’adoption digitale réussie et une transition fluide, notre expertise en campagne de communication interne omnicanale s’est traduite par un déploiement méthodique en quatre phases distinctes, chacune répondant à un objectif précis.
Phase 1 – Le pilote : fédérer les premiers ambassadeurs
Avant le lancement généralisé, un groupe restreint de collaborateurs a pu expérimenter l’intranet Com’met. Cette phase pilote était déterminante pour recueillir des retours d’expérience concrets et préparer le terrain.
Pour accompagner ces premiers utilisateurs, Nobilito a conçu un kit d’accompagnement complet comprenant :
- des supports de présentation pédagogiques facilitant la prise en main
- une vidéo en motion design didactique valorisant les fonctionnalités clés du nouvel outil
- l’ensemble des éléments nécessaires aux campagnes d’emailing internes, tant visuels que rédactionnels
Ces early adopters sont ainsi devenus de véritables ambassadeurs du projet, capables de porter le message en interne et de rassurer leurs collègues sur la simplicité d’usage du nouvel intranet.
Phase 2 – La préparation : installer la notoriété et créer l’attente
Cette phase cruciale visait à susciter l’intérêt du plus grand nombre et à préparer psychologiquement l’ensemble des collaborateurs au changement. Nobilito a orchestré un dispositif de communication omnicanal déployé sur quatre semaines avant le lancement officiel.
Ce dispositif intégrait :
- le développement d’une landing page événementielle avec un compte à rebours, générant une attente palpable
- la production de quatre courtes vidéos teasers diffusées progressivement, chacune révélant un nouvel aspect de la mission Com’met
- l’habillage physique des locaux du siège social avec des bâches grand format, créant une présence visuelle impossible à ignorer
- des campagnes d’affichage interne et d’emailing d’annonce renouvelées chaque semaine
- des slides dédiées intégrées aux réunions hebdomadaires du lundi, permettant à la cordée managériale d’annoncer progressivement la nouveauté
Chaque semaine apportait son lot de nouvelles informations, maintenant l’intérêt sans jamais tout révéler. Cette mécanique de teasing, empruntée aux codes du marketing grand public, a permis de transformer un sujet a priori technique en un véritable événement interne.
Phase 3 – Le décollage : événementialiser le lancement
Le jour du lancement officiel, Nobilito a orchestré un dispositif d’activation global pour marquer les esprits et ancrer Com’met dans le quotidien des équipes.
Le temps fort de cette phase a été la collaboration avec Allan Pètre, le plus jeune ingénieur français ayant intégré la NASA. Sa vidéo exclusive de quinze minutes, diffusée à l’ensemble du personnel le jour J, a établi un parallèle inspirant entre les méthodes de travail innovantes et les objectifs de performance du nouvel intranet. Ce choix d’ambassadeur s’inscrivait parfaitement dans l’univers spatial de Com’met et a permis de donner une dimension aspirationnelle au projet.
Pour matérialiser le lancement sur le terrain et générer un sentiment positif, nous avons piloté la production et la distribution de près de 30 000 goodies à l’ensemble des collaborateurs, transformant chaque bureau et chaque agence en base de lancement.
Enfin, pour outiller la cordée managériale, des kits de présentation PowerPoint sur mesure ont été conçus. Ces supports permettaient aux managers d’animer sereinement des démonstrations du nouvel intranet auprès de leurs équipes respectives, facilitant ainsi l’appropriation de l’outil dès les premières heures.
En complément, plusieurs supports didactiques ont été intégrés directement sur l’intranet pour accompagner la prise en main :
- une vidéo pédagogique présentant les bénéfices clés de Com’met
- un tutoriel pas à pas guidant la découverte de l’outil
- une FAQ pour répondre aux questions les plus courantes
- une checklist des bonnes pratiques pour un usage vertueux
Phase 4 – La mise en orbite : ancrer le réflexe Com’met dans la durée
Le déploiement d’un intranet métier ne s’arrête pas au jour du lancement. Pour maintenir l’intérêt et éviter toute lassitude, Nobilito a conçu un dispositif d’animation post-lancement destiné à ancrer durablement le réflexe Com’met.
Ce dispositif comprenait notamment la mise en place d’une newsletter mensuelle personnalisée en fonction des métiers et des profils. Ce contenu régulier permettait de mettre en lumière les publications récentes, de rappeler les bénéfices de la nouvelle solution et de valoriser les efforts collectifs d’appropriation à l’appui de données d’usage et de témoignages collaborateurs.
Un channel Teams dédié a également été créé et partagé avec l’ensemble des collaborateurs, servant de support d’animation continue pour les semaines suivant le lancement.
Un accompagnement au lancement d’outil numérique qui porte ses fruits
En s’appuyant sur une identité visuelle claire, un plan de communication interne structuré et un calendrier de déploiement rigoureux, l’agence Nobilito a permis à la MAAF de transformer un projet technique en une aventure collective fédératrice.
Cette démarche globale de stratégie d’adoption digitale a facilité la prise en main de Com’met par les collaborateurs et a donné aux managers tous les outils nécessaires pour valoriser ce nouvel environnement de travail. Le passage d’un intranet vieillissant à un outil moderne et performant s’est fait dans un climat d’adhésion, preuve que la réussite d’un déploiement intranet métier repose autant sur la dimension humaine que sur l’excellence technique.
Ce projet illustre l’expertise de Nobilito en tant qu’agence de communication interne, capable d’accompagner les grandes organisations dans leurs transformations les plus structurantes. Vous préparez le lancement d’un outil collaboratif ou la refonte de votre intranet d’entreprise ? Contactez nos équipes pour un accompagnement sur mesure.